Allgemeine Geschäftsbedingungen zur Verwendung gegenüber Dienstleister Stand: März 2014

 

1.    Allgemeines

Die Firma MICE Service GmbH bietet ihren Kunden Vermittlungsdienstleistungen, Teilnehmermanagement sowie Strategisches MICE Management an. Die nachfolgenden Bestimmungen regeln die vertraglichen Beziehungen zwischen der Firma MICE Service GmbH und dem Dienstleister. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Dienstleisters werden, selbst bei Kenntnis, nicht Vertragsbestandteil; es sei denn, ihrer Geltung wird ausdrücklich schriftlich zugestimmt.


2.    Vertragsgegenstand/vertragliche Zusammenarbeit

Angebote in 1. Option (Annahmefrist) werden garantiert auf 1. Option gehalten. Ohne vorherige Rücksprache mit der MICE Service GmbH können Optionen nicht gekürzt oder gestrichen werden. Nach Ablauf der Option erlischt das Angebot und der Dienstleister kann ohne weitere Rücksprache mit der MICE Service GmbH die angebotenen Leistungen anderweitig vergeben. Die Optionsfrist endet immer um 20:00 Uhr des jeweiligen Tages.

Es gibt zwei Varianten der Zusammenarbeit zwischen der MICE Service GmbH und dem Dienstleister:

2.1.     MICE Service GmbH als Vermittler

Der Dienstleistungsvertrag kommt direkt zwischen dem Veranstalter und dem Dienstleister zustande. Die MICE Service GmbH handelt lediglich als Erklärungsbote des Veranstalters und nicht in eigenem Namen. Es obliegt dem Dienstleister, alle Ansprüche aus dem Dienstleistungsvertrag unmittelbar Gegenüber dem Veranstalter geltend zu machen. Die Buchung ist erst nach erfolgter Unterschrift durch den Veranstalter gültig. Die Zahlungsmodalitäten (Gesamtrechnung/Selbstzahler) werden in direktem Kontakt zwischen Veranstalter und Dienstleister geklärt. Mit der Zustellung der Rechnung an den Veranstalter erhält die MICE Service GmbH gleichzeitig vom vermittelten Dienstleister eine Kopie der Rechnung, vertrauliche Daten wie z. B. Kreditkartennummern dürfen geschwärzt werden. Ausserdem wird die MICE Service GmbH vom Dienstleister über die Anzahl der Selbstzahler informiert.

2.2.    MICE Service GmbH als Vertreter

Die MICE Service GmbH schließt für den Veranstalter in dessen Namen Verträge über Dienstleistungen mit dem Dienstleister ab, der diese erbringt. D. h., der Veranstalter ist weiterhin Vertragspartner des Dienstleisters. Die MICE Service GmbH als Vertreter unterschreibt im Namen des Veranstalters. Der Vertrag kommt – wie bisher auch – direkt zwischen Dienstleister und Veranstalter zustande. In Kooperation mit der Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH (AirPlus) und American Express unterstützt die MICE Service GmbH den Dienstleister und den Veranstalter bei der finanziellen Abwicklung der Verträge. Sofern der Dienstleister eine entsprechende Akzeptanzvereinbarung ("AirPlus Merchant Agreement") mit AirPlus getroffen hat, ist dies die Grundlage für die finanzielle Abwicklung der zwischen Dienstleister und Veranstalter geschlossenen Verträge.

Die MICE Service GmbH prüft in Kooperation mit AirPlus, ob das Bonitätsrisiko für den jeweiligen Veranstalter übernommen werden kann. Ist dies der Fall, verpflichtet sich AirPlus, gemäß den der Akzeptanzvereinbarung zugrunde liegenden Bedingungen, zum Ausgleich der bestätigten Forderung. Sofern AirPlus das Bonitätsrisiko der jeweiligen Veranstalter übernimmt, verzichtet der Dienstleister  – außer bei berechtigten Vorleistungen (z. B. Fremdleistungen, die vom Dienstleister im Voraus bezahlt werden müssen) – auf eine Kautionszahlung. Kann das Bonitätsrisiko nicht übernommen werden, so wird der Dienstleister darüber informiert. Liegen zwischen Buchung und Veranstaltungsbeginn mehr als vier Wochen, so wird bis drei Wochen vor Veranstaltungsbeginn über die Erteilung des Approval- /Genehmigungs-Codes entschieden. Bei einer Zeitspanne von weniger als vier Wochen, erfolgt die Entscheidung schnellstmöglich. Der Dienstleister hat bei Nicht-Übernahme des Bonitätsrisikos die freie Wahl, seine Ansprüche aus dem Vertrag selbstständig gegenüber dem Veranstalter durchzusetzen, eine Depositzahlung beim Veranstalter einzufordern oder von dem Vertrag zurückzutreten. Wurden die Forderungen des Dienstleisters auf Grundlage der Akzeptanzvereinbarung ("AirPlus Merchant Agreement") mit AirPlus ausgeglichen, so tritt der Dienstleister bereits jetzt alle Forderungen in Höhe des Rechnungsendbetrages für die jeweilige Veranstaltung an die MICE Service GmbH ab. Die MICE Service GmbH nimmt die Abtretung bereits jetzt an.

Ist AirPlus in die Zahlungsabwicklung einer Veranstaltung involviert, ist der Dienstleister verpflichtet, schnellstmöglich, spätestens jedoch innerhalb von 14 Tagen nach Veranstaltungsende, eine Rechnungsvorschau – nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt – an die MICE Service GmbH zu übermitteln.


3.    Provisionsvereinbarung (auf dienstleistereigene Leistungen)

Diese Vereinbarung gilt für alle Veranstaltungen, die nach dem 01.06.2012 schriftlich – durch die MICE Service GmbH – zugesagt werden. Der Dienstleister ist zur Zahlung einer Provision auf die Nettoumsatzsumme (exkl. MwSt.) an die MICE Service GmbH verpflichtet. Es gelten folgende Provisionssätze (zzgl. USt.) auf die Bruttopreise als vereinbart:

Provisionsart Prozentsatz Hotels/Locations/Caterer:

  • Logis 10%
  • Tagungsarrangements/-pauschalen 10%
  • F&B-Leistungen (sofern auf Gesamtrechnung) 10%
  • Technik, Raumkosten, Mieten 10%


Provisionsart Prozentsatz sonstige Dienstleister:

  • Vertraglich gebuchte Leistungen 10%


3.1. Für Dienstleister mit einer Akzeptanzvereinbarung ("AirPlus Merchant-Agreement") mit AirPlus:

Für Veranstaltungen von Vertragskunden, in deren finanzielle Abwicklung AirPlus involviert ist, reduzieren sich die Provisionssätze von 10% auf 8% (zzgl. MwSt.) auf die Bruttoumsatzsumme. Die Grundlage der Provisionsansprüche sind die dem Veranstalter und Selbstzahler in Rechnung gestellten Bruttoumsätze. Der Provisionsanspruch besteht auch für bezahlte Schadensersatzleistungen (Rücktrittspauschalen).

Die Provision ist ausschließlich an die MICE Service GmbH zu zahlen – keinesfalls an Dritte. Sollte vertragswidrig ein Rücktritt oder eine Umbuchung durch das Hotel erfolgen, bleibt der Provisionsanspruch von der MICE Service GmbH hiervon unberührt.

Ein Anspruch auf Provision besteht nur, wenn ein Zahlungsausgleich der Dienstleisterforderung erfolgt. Im Falle eines nur teilweisen Zahlungsausgleichs entsteht lediglich ein anteiliger Provisionsanspruch.


4.    Rücktritt des Veranstalters/Stornierung

Sofern im Vertrag nichts anderes vereinbart wurde, gelten die folgenden Stornierungsbedingungen der MICE Service GmbH:

Das Hotel/die Location räumt dem Veranstalter ein Rücktrittsrecht ein. Es gelten dabei nachfolgende Bedingungen. Sofern die AGB des Hotels/der Location für deren Kunden eine für den Kunden günstigere Regelung vorsehen oder eine für den Kunden günstigere Regelung der allgemeinen Handhabung des Hotels entspricht, so gelten diese günstigeren Regelungen. Zu bestimmten Zeiten – wie z. B. Messezeit – können Sonderregelungen vereinbart werden.

Der Veranstalter teilt dem Hotel/der Location die endgültige Teilnehmerzahl spätestens drei Werktage vor dem Veranstaltungsbeginn mit. Kommen weniger Teilnehmer als gemeldet und beträgt die Abweichung nicht mehr als 10% (kaufmännisch gerundet), zahlt der Veranstalter gemäß der tatsächlichen Teilnehmerzahl. Darüber hinausgehende Abweichungen gehen zu Lasten des Veranstalters. Kommen mehr Teilnehmer, wird gemäß der tatsächlichen Teilnehmerzahl abgerechnet.

4.1. Bei Veranstaltungen mit bis zu 25 Zimmern (pro Nacht) gilt folgende Vereinbarung:
Der Veranstalter ist berechtigt, bis zu 22 Tage vor Veranstaltungsbeginn kostenfrei von einer Reservierung zurückzutreten. Bei Stornierungen nach diesem Termin übernimmt der Veranstalter die Stornierungskosten, falls dem Hotel/der Location eine Weitervermietung nicht möglich war.

  • 21 Tage bis 15 Tage vor Veranstaltungsbeginn: 25% des vertraglich vereinbarten Betrages für die Veranstaltung (Überlassung der Räumlichkeiten, Zimmer und die Bereitstellung von Speisen und Getränken).
  • 14 Tage bis 8 Tage vor Veranstaltungsbeginn: 50% des vertraglich vereinbarten Betrages für die Veranstaltung Überlassung der Räumlichkeiten, Zimmer und die Bereitstellung von Speisen und Getränken).
  • 7 Tage bis 0 Tage vor Veranstaltungsbeginn: 80% des vertraglich vereinbarten Betrages für die Veranstaltung Überlassung der Räumlichkeiten, Zimmer und die Bereitstellung von Speisen und Getränken).

4.2. Bei Veranstaltungen mit bis zu 50 Zimmern (pro Nacht) gilt folgende Vereinbarung:
Der Veranstalter ist berechtigt, bis zu 29 Tage vor Veranstaltungsbeginn kostenfrei von einer Reservierung zurückzutreten. Bei Stornierungen nach diesem Termin übernimmt der Veranstalter die Stornierungskosten, falls dem Hotel/der Location eine Weitervermietung nicht möglich war.

  • 28 Tage bis 22 Tage vor Veranstaltungsbeginn: 25% des vertraglich vereinbarten Betrages für die Veranstaltung Überlassung der Räumlichkeiten, Zimmer und die Bereitstellung von Speisen und Getränken).
  • 21 Tage bis 8 Tage vor Veranstaltungsbeginn: 50% des vertraglich vereinbarten Betrages für die Veranstaltung Überlassung der Räumlichkeiten, Zimmer und die Bereitstellung von Speisen und Getränken).
  • 7 Tage bis 0 Tage vor Veranstaltungsbeginn: 80% des vertraglich vereinbarten Betrages für die Veranstaltung Überlassung der Räumlichkeiten, Zimmer und die Bereitstellung von Speisen und Getränken).

4.3. Bei Veranstaltungen mit ab 51 Zimmern (pro Nacht) gilt folgende Vereinbarung.
Der Veranstalter ist berechtigt, bis zu 36 Tagen vor Veranstaltungsbeginn kostenfrei von einer Reservierung zurückzutreten. Bei Stornierungen nach diesem Termin übernimmt der Veranstalter die Stornierungskosten, falls dem Hotel/der Location eine Weitervermietung nicht möglich war.

  • 35 Tage bis 29 Tage vor Veranstaltungsbeginn: 25% des vertraglich vereinbarten Betrages für die Veranstaltung Überlassung der Räumlichkeiten, Zimmer und die Bereitstellung von Speisen und Getränken).
  • 28 Tage bis 15 Tage vor Veranstaltungsbeginn: 50% des vertraglich vereinbarten Betrages für die Veranstaltung Überlassung der Räumlichkeiten, Zimmer und die Bereitstellung von Speisen und Getränken).
  • 14 Tage bis 0 Tage vor Veranstaltungsbeginn: 80% des vertraglich vereinbarten Betrages für die Veranstaltung Überlassung der Räumlichkeiten, Zimmer und die Bereitstellung von Speisen und Getränken).

Der vertraglich vereinbarte Betrag berechnet sich nach der Anzahl der vereinbarten Teilnehmerzahl und bestellten Leistungen laut Vertrag. Bei einer von/bis-Angabe wird der Mittelwert als Grundlage herangezogen. Soweit noch kein Betrag für Speisen und Getränke vertraglich vereinbart war, wird für die Pauschale das preislich niedrigste Drei-Gänge-Menü des jeweils gültigen Veranstaltungsangebotes zugrunde gelegt. Bei der Berechnung des jeweiligen kostenfreien Stornierungsvolumen sind die Beträge nach der ersten Stelle auf- bzw. abzurunden.

Der Rücktritt des Veranstalters (die Stornierung) hat schriftlich oder in Textform (§ 126b BGB) zu erfolgen. Erhält das Hotel eine Kenntnis über die Stornierung der Veranstaltung, gelten die Regelungen des Deutschen Hotelverbandes (IHA).

4.4. Bei Veranstaltungen mit über 100 Zimmern (pro Nacht) gilt die Regelung des Deutschen Hotelverbandes (IHA).

4.5. Der Rücktritt des Hotels/der Location unterliegt den Bestimmungen des Deutschen Hotelverbandes (IHA).


5.    Haftung

Die MICE Service GmbH haftet nicht für durch den Veranstalter, dessen Gäste oder Dritte verursachte Schäden. Der Dienstleister hat sich diesbezüglich direkt an den Veranstalter bzw. Schadensverursacher zu halten. Auch übernimmt die MICE Service GmbH nicht das Bonitätsrisiko der Veranstalter oder deren Gäste. Die MICE Service GmbH wird ihr bekannt gewordene Tatsachen, die Zweifel an der Kreditwürdigkeit von Veranstaltern begründen, dem Dienstleister unverzüglich mitteilen.

Unbeschadet dessen übernimmt die MICE Service GmbH nur die Haftung für selbstverursachte Schäden, die dem Dienstleister durch Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit entstanden sind, und soweit gesetzliche Bestimmungen zwingend eine Haftung vorsehen. Im Falle von leichter Fahrlässigkeit haftet die MICE Service GmbH nur bis zu einem Maximalbetrag von EUR 5.000,00 für den einzelnen Schadensfall, maximal jedoch nur bis EUR 20.000,00 für alle sich aus diesem Vertragsverhältnis
insgesamt resultierenden Schadensfälle.

Für Vermögensschäden/entgangenen Gewinn – sofern diese nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen oder gesetzliche Bestimmungen zwingend eine Haftung vorsehen – wird eine Haftung seitens der MICE Service GmbH vollständig ausgeschlossen.


6.    Sonstiges

Abweichungen von den AGB werden immer schriftlich dokumentiert.

Der Dienstleister verpflichtet sich, während der Angebotslaufzeit Kundeninformationen (Namen etc.), die durch die Zusammenarbeit mit der MICE Service GmbH bekannt werden, nicht an Dritte weiterzugeben.

Der Dienstleister verpflichtet, sich während der Angebotslaufzeit vermittelte Veranstalter oder über die MICE Service GmbH anfragende Veranstalter nicht zu Direktbuchungen zu motivieren.

Die MICE Service GmbH ist berechtigt, Fotos, Grafiken und Logos von der Internetseite des Hotels herunterzuladen und kostenfrei zu verwenden, um diese im Kundenkontakt einzusetzen.

Der Dienstleister kann eigene Ansprüche gegen Forderungen der MICE Service GmbH nur aufrechnen, wenn diese Ansprüche unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind. Ein Zurückbehaltungsrecht des Dienstleisters ist ausgeschlossen.


7.    Allgemeine Bestimmungen

Änderungen und Ergänzungen sind nur in Schriftform wirksam und beiderseitig zu unterzeichnen. Sämtliche bisher zwischen den Parteien bestehenden Verträge werden durch die vorliegenden AGB ersetzt. Erfüllungsort und Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist, soweit vereinbar, der Sitz der MICE Service GmbH. Der Vertrag unterliegt deutschem Recht. Sollten einzelne Bestimmungen nicht rechtswirksam sein oder ihre Rechtswirksamkeit durch einen späteren Umstand verlieren oder sollte sich eine Lücke herausstellen, so wird hierdurch die Rechtswirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmungen oder zur Ausfüllung der Lücke soll eine angemessene Regelung gelten, die, soweit rechtlich möglich, dem am nächsten kommt, was die Parteien gewollt haben würden, sofern sie diesen Punkt bedacht hätten.

Die MICE Service GmbH behält sich vor, die AGB zu ändern. Änderungen werden jeweils aktuell auf der Webseite der MICE Service GmbH veröffentlicht. Eine gesonderte Mitteilung über Änderungen erfolgt nicht. Die Mitteilung von Änderungen an dieser Stelle wird vom Dienstleister als hinreichende Bekanntgabe anerkannt. Weitere Angaben zu den Vertretungsberechtigten und die ladungsfähige Anschrift sind dem Impressum zu entnehmen.


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